Unternehmen setzen zunehmend auf E-Mail
Mehr als 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland und Österreich nutzen E-Mail für ihre geschäftliche Korrespondenz. Dabei werden bereits in rund einem Drittel der Vorgänge rechtsverbindliche Geschäfte abgeschlossen, wie aus einer von SurfControl veröffentlichten Studie über die E-Mail-Flut hervorgeht. SurfControl ist weltweit führend bei Internet- und E-Mail-Filterlösungen für Unternehmen, Ausbildungseinrichtungen und private Anwender.
In den USA nutzen 93 Prozent der Unternehmen E-Mail, doch Europa hat kräftig aufgeholt. An der Spitze liegt Schweden mit 90 Prozent, gefolgt von Großbritannien mit 88 Prozent. Deutschland und Österreich liegen bei 83 Prozent, und Frankreich folgt mit 76 Prozent. Bis zu 25 Prozent ihrer Zeit verbringen Mitarbeiter mit der Bearbeitung von E-Mail. Die Vorteile für die Unternehmen liegen auf der Hand: Nachrichten kommen wesentlich schneller und vor allem billiger vom Absender zum Empfänger, und das rund um die Uhr.
Mitarbeiter scheinen sich daran gewöhnt zu haben, Post nicht nur einmal pro Tag zu bekommen, sondern kontinuierlich: 53 Prozent überprüfen sechs mal oder öfter pro Tag ihren elektronischen Posteingang, 23 Prozent tun dies auch am Wochenende, und 42 Prozent wollen sogar im Urlaub nicht auf die E-Mail aus der Firma verzichten.
Die Leichtigkeit und die geringen Kosten, mit der E-Mail versandt werden kann, bringen den Unternehmen allerdings auch Probleme. An erster Stelle steht die Gefahr, Computerviren ins Firmennetz zu bekommen. Zwei Drittel der Unternehmen haben Virus-Attacken hinter sich. An zweiter Stelle steht unerwünschte Massen- und Werbe-Mail. Laut einer Studie der Europäischen Kommission beträgt der durch sogenannte Spam-Mail verursachte Schaden rund zehn Milliarden Euro pro Jahr. Ferris Research geht von einer jährlichen Steigerung von zehn Prozent aus und prognostiziert, dass in den nächsten Jahren etwa 40 Prozent der eingehenden E-Mail Spam sein wird.
Nach Meinung von Konsumentenschützern sind die E-Mail-Anwender oft selbst daran schuld, wenn sie mit Werbe-Mail überschüttet werden. Consumers International, eine Dachorganisation von 263 Konsumentenschutz-Organisationen, hat 751 Internet-Sites untersucht und festgestellt, dass zwei Drittel davon persönliche Daten sammeln und diese offensichtlich von den Internet-Surfern auch bedenkenlos erhalten.
E-Mail-Filter können Abhilfe schaffen: Eingehende E-Mail wird nach Dateitypen und Texten analysiert, Anhänge werden auf Viren überprüft. "Diese Vorgänge geschehen automatisch und ohne, dass jemand die E-Mail mitliest", sagt Heinz Drstak, Sprecher von SurfControl. "Es ist wichtig zu wissen, dass nicht irgendwelche Kollegen oder der Chef Mail für Mail bearbeiten; die Prüfung erfolgt anonym", ergänzt Heinz Drstak. Laut Umfrageergebnissen lehnen 42 Prozent der Mitarbeiter eine persönliche Kontrolle ab, anonymisierte Analysen werden hingegen von über 80 Prozent akzeptiert.
"Geprüfte E-Mail wird entweder sofort an den Empfänger geleitet, oder sie wird zur späteren Bearbeitung isoliert", erklärt Drstak die Funktionsweise derartiger Filtersoftware. "Ist die E-Mail als ganzes zu groß, etwa durch Anhänge, kann die Zustellung auf die Nachtstunden verschoben werden, wenn die Firmennetze weniger belastet sind."