Business-Etikette für Internet und Handy

Auch bei E-Mail und SMS auf Benimm-Regeln achten

Von dpa / Marie-Anne Winter

Internet und Handy machen auch bei der Arbeit vieles einfacher. Zum Beispiel lassen sich Termine kurzfristiger abstimmen oder Daten schneller übermitteln. Doch die Technik hat Schattenseiten: Das elektronische Postfach ist voller Mails, die niemand haben will. Und SMS bestehen teilweise aus unverständlichem Datenmüll. Auch das Handy des Kollegen mit einem röhrenden Hirsch als Klingelton nervt während der Konferenz. Daher sollte auch beim Mailen, Simsen und mobilen Telefonieren Rücksicht genommen werden.

Netiquette heißt das Wort dafür im Internet: Benimm-Regeln beispielsweise für den Umgang mit elektronischer Post. Die gelten generell, aber im Berufsleben umso mehr. Auch eine E-Mail ist ein Geschäftsbrief, bei dem Anrede und Grußformel nicht fehlen sollten, solange nicht gerade alte Freunde miteinander kommunizieren. Nur bei kurzen, schnellen Mitteilungen setze es sich durch, darauf zu verzichten, plädieren Gretchen Schaupp und Joachim Graff, Buchautoren und Experten für Business-Etikette, für Disziplin beim Mailen.

"Wenn die E-Mail ein Briefersatz ist, gelten die gleichen Regeln wie auch sonst für Geschäftskorrespondenz", sagt Bettina Angerer aus Norderstedt bei Hamburg, die als Coach auch Benimm-Seminare gibt. In E-Mails alles klein zu schreiben, hält sie in beruflicher Post für indiskutabel. "Es kommt sicher auf die Branche an", sagt Angerer. "Insgesamt habe ich aber den Eindruck, dass beim Mailen inzwischen mehr auf Sorgfalt geachtet wird."

Kurz, aber vollständig

Abkürzungen wie CU für "See you" (Bis bald) oder ASAP für "As soon as possible" (So schnell wie möglich) sollten die Ausnahme sein: "Alles auszuschreiben, ist höflicher und vermeidet Missverständnisse." Icons wie der berühmte Smiley seien eine Frage des persönlichen Stils. "Wenn man so etwas verwendet, dann nur so eindeutig, dass es jeder versteht."

Vollständige Sätze zu bilden, auf Rechtschreibung zu achten und daran zu denken, dass E-Mails leicht weitergeleitet werden können, empfehlen auch die Etikette- und Kommunikationstrainer Lis Droste und Monika Hillemacher, die dem Thema "Nett im Netz" in einem gemeinsamen Buch zu modernen Umgangsformen ein eigenes Kapitel gewidmet haben. Ihr Fazit: "Schlampig geschriebene Mails blamieren den Absender."

Sich insgesamt kurz zu fassen, rät Madeleine Leitner, Karriereberaterin aus München: "E-Mails werden für jeden Pipifax verschickt, und viele sind unnötig lang." Das sei jedoch entweder gedankenlos oder weltfremd. So mancher Empfänger werde inzwischen mit elektronischer Post überschwemmt. "Von zehn Mails ist manchmal nur eine interessant."

Verteiler klein halten

Den Verteiler möglichst klein zu halten, empfehlen daher auch Lis Droste und Monika Hillemacher: "Überlegen Sie genau, wem Sie Kopien schicken." In manchen Fällen seien Mails die falsche Wahl: Für Glückwünsche biete sich anders als im privaten Bereich auch im Geschäftsleben eher der klassische Brief an, für Einladungen zu Feiern sei das zumindest stilvoller. Und per Mail Beileid zu wünschen, ist tabu, warnen die Expertinnen.

Unter der Mail-Flut leidet auch die Verbindlichkeit, hat Leitner beobachtet: "Viele Empfänger reagieren gar nicht mehr", sagt die Diplom-Psychologin. "Mails, in denen man direkt angeschrieben wurde, nicht zu beantworten, ist aber unprofessionell." Spam und Junk-Mails sind davon selbstredend ausgenommen.

Auch der Umgang mit dem Handy will überlegt sein

Auch beim Umgang mit dem Handy plädiert Bettina Angerer im Zweifel für Zurückhaltung: Im Büro oder während einer Besprechung sollte es besser nicht eingeschaltet sein. "Falls ein dringender Anruf erwartet wird, kann man ja fragen, ob das Handy anbleiben kann." In vielen Bereichen sei es nicht erforderlich, ständig erreichbar zu sein.

Auch im Berufsalltag ist das Anrufen auf dem Handy längst üblich - es hat aber auch Nachteile: "Wichtige Gespräche würde ich lieber über das Festnetz führen", sagt Angerer. "Wenn der Empfang schlecht wird, muss man sonst plötzlich schreien, und das kann doch sehr merkwürdig wirken." Grundsätzlich hänge viel von der Beziehung zwischen den jeweiligen Personen ab, wann und wie selbstverständlich jemand auch über das Handy angerufen werden kann.

"Wenn ich die Nummer von jemandem selbst bekommen habe, kann ich ihn grundsätzlich auch anrufen", sagt Angerer. "Abends und am Wochenende gibt es aber sicher immer Grenzen." SMS empfiehlt sich im beruflichen Umfeld erst, wenn beide Seiten sich gut kennen.

Andernfalls erscheine die knappe Form leicht als unfreundlich, warnen Lis Droste und Monika Hillemacher. Ganz auf das Simsen sollte bei Partnern verzichtet werden, die nicht wirklich mit dieser Funktion ihres Handys vertraut sind. Nicht sehr höflich ist das Simsen in Anwesenheit eines Dritten - egal ob während des Essens oder bei einer Besprechung. "Nervig für andere kann schon sein, wenn jede eintreffende SMS akustisch angekündigt wird", sagt Madeleine Leitner - selbst wenn dabei nicht der Hirsch röhrt.